Procedura

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH OBOWIĄZUJĄCA W AGRO-SIEĆ MASZYNY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z SIEDZIBĄ W CHEŁMNIE

wprowadzona na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 1

CEL PROCEDURY

  1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa w Agro-Sieć Maszyny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
    w Chełmnie w kontekście związanym z pracą.
  2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
  3. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
  4. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Agro-Sieć Maszyny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 2

USTAWOWE DEFINICJE

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

  1. Ustawie: należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
  2. Podmiocie prawnym – należy rozumieć AGRO-SIEĆ MASZYNY Spółkę z ograniczoną odpowiedzialności z siedzibą w Chełmnie.
  3. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych uregulowaną w niniejszym dokumencie.
  4. Sygnaliście – inaczej Zgłaszającym –  jest nim osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy ( szczegółowo wymieniona w  § 3 Procedury).
  5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.
  6. Adresie do kontaktu: rozumie się wskazany przez Zgłaszającego adres do kontaktu będzie wyłącznym adresem, na który Zgłaszający otrzyma informację zwrotną. W przypadku podania dwóch lub więcej adresów, informacja zostanie wysłana tylko na jeden dowolnie wybrany przez Podmiot prywatny. Niepotwierdzenie odbioru korespondencji e-mailowej lub listownej lub brak jej odbioru będzie skutkowało uznaniem jej za skutecznie doręczoną.
  7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa.
  8. Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem.
  9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3

SYGNALISTA – ZGŁASZAJĄCY

1. Sygnalista toosoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin;

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

2.  Procedura ma również zastosowanie do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1,
w przypadku zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.

§ 3

SPOSÓB DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ

  1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia dotyczącego naruszeń, o których mowa w § 1 ust.3 niniejszej Procedury na adres skrzynki pocztowej: zawiadomienie@ [ ] lub ustnie osobie wskazanej w ust. 2 poniżej.
  2. Zgłoszenie odbiera osoba upoważniona przez podmiot prawny  do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych i komunikacji ze Zgłaszającym.
  3. Osoba upoważniona jest zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała te czynności. Osoba ta dokonuje weryfikacji zgłoszenia.
  4. Podmiot prawny nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
  5. Osoba upoważniona potwierdza sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  6. Zgłoszenie ustne może być dokonane w sposób wskazany w Ustawie, w tym może zostać spisane na formularzu, który stanowi do niniejszej Procedury i musi zostać podpisane przez Zgłaszającego.
  7. Składane zgłoszenie musi zawierać następujące dane:
  8. dane Zgłaszającego: imię i nazwisko adres do kontaktu zwrotnego, zajmowane stanowisko w Podmiocie prywatnym (lub nazwę stanowiska, o które się Zgłaszający ubiegał w trakcie rekrutacji);
  9. dane osoby, której zgłoszenie dotyczy: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko;
  10. wskazanie dziedziny prawa/rodzaju naruszenia;
  11. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
  12. opis naruszenia prawa lub opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
  13. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
  14. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.
  • Zgłaszający może skorzystać z FORMULARZA ZGŁOSZENIA stanowiącego załącznik do Procedury.
  • Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
  • W przypadku ustalenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy oraz w pozostałych przepisach prawa.

§ 4

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez Sygnalistę chyba, że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  2. Osoba upoważniona weryfikuje czy zgłoszenie zawiera dane wskazane w § 3 ust.7 procedury.
  3. Osoba upoważniona rozpoznaje zgłoszenie samodzielnie lub wnioskuje do zarządu Podmiotu prywatnego o powołanie zespołu składającego się z pracowników/osób, które merytorycznie odpowiadają za dział/tematykę, której dotyczy zgłoszenie.
  4. Osoba upoważniona może zwrócić się do Zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień, przedstawienia dowodów niezbędnych do rozpoznania zgłoszenia, które Zgłaszający powinien uzupełnić w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia zgłoszenia bez rozpatrzenia.
  5. Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia Osoba upoważniona lub zespół podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, może wydać rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa i/lub zalecenia, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom w przyszłości.
  6. Osoba upoważniona przesyła Zgłaszającemu informację zwrotną o podjętych działaniach następczych nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
  7. Osoba upoważniona może pozostawić bez rozpatrzenia zgłoszenie, które było już przedmiotem rozpoznania lub jest analogiczne z wcześniejszym zgłoszeniem przez tego samego lub innego Zgłaszającego. O pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania z ww. przyczyny zawiadamia się Zgłaszającego tylko raz, o ile wskazał on adres do kontaktu.

§ 5

INFORMACJA DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

  1. Zgłaszający ma możliwość dokonać zgłoszenia również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej Procedury
  2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 6

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

  1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.
  2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Osoba upoważniona.
  3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
  4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 7

OCHRONA ZGŁASZAJĄCEGO I ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

  1. Zgłaszającemu przysługuje ochrona wskazana w rozdziale 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
  2. Wobec Zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
  3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Zgłaszającego, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową.
  4. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
  5. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§ 8

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Podmiot prywatny przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  2. Przetwarzanie danych osobowych Zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2016/678 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchwały dyrektywy nr 65/46/WE dot. RODO.
  3. Dane osobowe Zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Zgłaszającego. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia danych wynika z przepisów prawa lub dokumenty zgłoszenia stanowią część akt sądowych, karnych itp.
  4. Dane osobowe przetwarzane w wyniku zgłoszenia lub z podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań powstałych w wyniku tych działań.

§ 9

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Procedura przed wprowadzeniem podlega konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym
    w danym podmiocie jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
  2. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym Podmiocie prawnym.
  3. Z Procedurą mają obowiązek zapoznać się wszyscy pracownicy, osoby, o których mowa w § 3 ust. 1 (niezależnie od formy zatrudnienia) oraz osoby ubiegające się o pracę
    w Podmiocie prywatnym.
  4. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz innych właściwych ustaw.

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI/NARUSZENIA PRAWA

W AGRO-SIEĆ MASZYNY SP. Z O.O.

  1. DANE ZGŁASZAJĄCEGO:

IMIĘ I NAZWISKO:……………………………………………………………………………………..

STANOWISKO:………………………………………………………………………………………….

ADRES DO KONTAKTU:……………………………………………………………………………..

(może to być adres e-mail, adres do korespondencji listownej).

Pouczenie: wskazany adres do kontaktu będzie wyłącznym adresem, na który Zgłaszający otrzyma informację zwrotną. W przypadku podania dwóch lub więcej adresów, informacja zostanie wysłana tylko na jeden dowolnie wybrany przez Podmiot prywatny. Niepotwierdzenie odbioru korespondencji e-mailowej lub listownej lub brak jej odbioru będzie skutkowało uznaniem jej za skutecznie doręczoną).

  • DANE OSOBY, KTÓREJ ZGŁOSZENIE DOTYCZY:

IMIĘ I NAZWISKO:……………………………………………………………………………………..

STANOWISKO:………………………………………………………………………………………….

  • WSKAZAĆ KTÓREJ DZIEDZINY PRAWA NARUSZENIE DOTYCZY
    (podkreślić właściwe lub zaznaczyć punkt):
  • korupcji;
  • zamówień publicznych;
  • usług, produktów i rynków finansowych;
  • przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  • bezpieczeństwa transportu;
  • ochrony środowiska;
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  • bezpieczeństwa żywności i pasz;
  •  zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  •  zdrowia publicznego;
  •  ochrony konsumentów;
  •  ochrony prywatności i danych osobowych;
  •  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  •  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  •  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
    i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  •  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
  • DATĘ I MIEJSCE ZAISTNIENIA NARUSZENIA/LUB POZYSKANIA INFORMACJI O NARUSZENIU PRAWA:

…………………………………………………………………………………………………

  • OPIS NARUSZENIA PRAWA WYBRANEGO W PUNKCIE 3 W KONTEKŚCIE ZWIĄZANYM Z PRACĄ:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

  • WSKAZANIE ŚWIADKÓW NARUSZENIA:

…………………………………………………………………………………………………..

  • WSKAZANIE DOWODÓW I INFORMACJI JAKIMI DYSPONUJE ZGŁASZAJĄCY
    O NARUSZENIU:

…………………………………………………………………………………………………..

Pouczenie:

Anonimowe lub niepodpisane zgłoszenia nie podlegają rozpatrzeniu.

………………….…………………………………….

Data oraz Imię i nazwisko Zgłaszającego