- Agro-Sieć
- Procedura
Procedura
PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH OBOWIĄZUJĄCA W AGRO-SIEĆ MASZYNY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z SIEDZIBĄ W CHEŁMNIE
wprowadzona na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
§ 1
CEL PROCEDURY
- Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa w Agro-Sieć Maszyny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
w Chełmnie w kontekście związanym z pracą. - Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
- Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
- Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Agro-Sieć Maszyny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
§ 2
USTAWOWE DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
- Ustawie: należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
- Podmiocie prawnym – należy rozumieć AGRO-SIEĆ MASZYNY Spółkę z ograniczoną odpowiedzialności z siedzibą w Chełmnie.
- Procedurze – rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych uregulowaną w niniejszym dokumencie.
- Sygnaliście – inaczej Zgłaszającym – jest nim osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy ( szczegółowo wymieniona w § 3 Procedury).
- Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.
- Adresie do kontaktu: rozumie się wskazany przez Zgłaszającego adres do kontaktu będzie wyłącznym adresem, na który Zgłaszający otrzyma informację zwrotną. W przypadku podania dwóch lub więcej adresów, informacja zostanie wysłana tylko na jeden dowolnie wybrany przez Podmiot prywatny. Niepotwierdzenie odbioru korespondencji e-mailowej lub listownej lub brak jej odbioru będzie skutkowało uznaniem jej za skutecznie doręczoną.
- Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa.
- Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem.
- Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
§ 3
SYGNALISTA – ZGŁASZAJĄCY
1. Sygnalista toosoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin;
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.
2. Procedura ma również zastosowanie do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1,
w przypadku zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.
§ 3
SPOSÓB DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ
- Zgłaszający może dokonać zgłoszenia dotyczącego naruszeń, o których mowa w § 1 ust.3 niniejszej Procedury na adres skrzynki pocztowej: zawiadomienie@ [ ] lub ustnie osobie wskazanej w ust. 2 poniżej.
- Zgłoszenie odbiera osoba upoważniona przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych i komunikacji ze Zgłaszającym.
- Osoba upoważniona jest zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała te czynności. Osoba ta dokonuje weryfikacji zgłoszenia.
- Podmiot prawny nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
- Osoba upoważniona potwierdza sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
- Zgłoszenie ustne może być dokonane w sposób wskazany w Ustawie, w tym może zostać spisane na formularzu, który stanowi do niniejszej Procedury i musi zostać podpisane przez Zgłaszającego.
- Składane zgłoszenie musi zawierać następujące dane:
- dane Zgłaszającego: imię i nazwisko adres do kontaktu zwrotnego, zajmowane stanowisko w Podmiocie prywatnym (lub nazwę stanowiska, o które się Zgłaszający ubiegał w trakcie rekrutacji);
- dane osoby, której zgłoszenie dotyczy: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko;
- wskazanie dziedziny prawa/rodzaju naruszenia;
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
- opis naruszenia prawa lub opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
- wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.
- Zgłaszający może skorzystać z FORMULARZA ZGŁOSZENIA stanowiącego załącznik do Procedury.
- Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
- W przypadku ustalenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy oraz w pozostałych przepisach prawa.
§ 4
DZIAŁANIA NASTĘPCZE
- Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez Sygnalistę chyba, że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
- Osoba upoważniona weryfikuje czy zgłoszenie zawiera dane wskazane w § 3 ust.7 procedury.
- Osoba upoważniona rozpoznaje zgłoszenie samodzielnie lub wnioskuje do zarządu Podmiotu prywatnego o powołanie zespołu składającego się z pracowników/osób, które merytorycznie odpowiadają za dział/tematykę, której dotyczy zgłoszenie.
- Osoba upoważniona może zwrócić się do Zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień, przedstawienia dowodów niezbędnych do rozpoznania zgłoszenia, które Zgłaszający powinien uzupełnić w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia zgłoszenia bez rozpatrzenia.
- Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia Osoba upoważniona lub zespół podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, może wydać rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa i/lub zalecenia, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom w przyszłości.
- Osoba upoważniona przesyła Zgłaszającemu informację zwrotną o podjętych działaniach następczych nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
- Osoba upoważniona może pozostawić bez rozpatrzenia zgłoszenie, które było już przedmiotem rozpoznania lub jest analogiczne z wcześniejszym zgłoszeniem przez tego samego lub innego Zgłaszającego. O pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania z ww. przyczyny zawiadamia się Zgłaszającego tylko raz, o ile wskazał on adres do kontaktu.
§ 5
INFORMACJA DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
- Zgłaszający ma możliwość dokonać zgłoszenia również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej Procedury
- Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
§ 6
REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
- Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.
- Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Osoba upoważniona.
- Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
- Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 7
OCHRONA ZGŁASZAJĄCEGO I ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH
- Zgłaszającemu przysługuje ochrona wskazana w rozdziale 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
- Wobec Zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
- Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Zgłaszającego, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową.
- Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
- Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
§ 8
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
- Podmiot prywatny przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Przetwarzanie danych osobowych Zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2016/678 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchwały dyrektywy nr 65/46/WE dot. RODO.
- Dane osobowe Zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Zgłaszającego. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia danych wynika z przepisów prawa lub dokumenty zgłoszenia stanowią część akt sądowych, karnych itp.
- Dane osobowe przetwarzane w wyniku zgłoszenia lub z podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań powstałych w wyniku tych działań.
§ 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Procedura przed wprowadzeniem podlega konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym
w danym podmiocie jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. - Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym Podmiocie prawnym.
- Z Procedurą mają obowiązek zapoznać się wszyscy pracownicy, osoby, o których mowa w § 3 ust. 1 (niezależnie od formy zatrudnienia) oraz osoby ubiegające się o pracę
w Podmiocie prywatnym. - W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz innych właściwych ustaw.
FORMULARZ ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI/NARUSZENIA PRAWA
W AGRO-SIEĆ MASZYNY SP. Z O.O.
- DANE ZGŁASZAJĄCEGO:
IMIĘ I NAZWISKO:……………………………………………………………………………………..
STANOWISKO:………………………………………………………………………………………….
ADRES DO KONTAKTU:……………………………………………………………………………..
(może to być adres e-mail, adres do korespondencji listownej).
Pouczenie: wskazany adres do kontaktu będzie wyłącznym adresem, na który Zgłaszający otrzyma informację zwrotną. W przypadku podania dwóch lub więcej adresów, informacja zostanie wysłana tylko na jeden dowolnie wybrany przez Podmiot prywatny. Niepotwierdzenie odbioru korespondencji e-mailowej lub listownej lub brak jej odbioru będzie skutkowało uznaniem jej za skutecznie doręczoną).
- DANE OSOBY, KTÓREJ ZGŁOSZENIE DOTYCZY:
IMIĘ I NAZWISKO:……………………………………………………………………………………..
STANOWISKO:………………………………………………………………………………………….
- WSKAZAĆ KTÓREJ DZIEDZINY PRAWA NARUSZENIE DOTYCZY
(podkreślić właściwe lub zaznaczyć punkt): - korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; - konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
- DATĘ I MIEJSCE ZAISTNIENIA NARUSZENIA/LUB POZYSKANIA INFORMACJI O NARUSZENIU PRAWA:
…………………………………………………………………………………………………
- OPIS NARUSZENIA PRAWA WYBRANEGO W PUNKCIE 3 W KONTEKŚCIE ZWIĄZANYM Z PRACĄ:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
- WSKAZANIE ŚWIADKÓW NARUSZENIA:
…………………………………………………………………………………………………..
- WSKAZANIE DOWODÓW I INFORMACJI JAKIMI DYSPONUJE ZGŁASZAJĄCY
O NARUSZENIU:
…………………………………………………………………………………………………..
Pouczenie:
Anonimowe lub niepodpisane zgłoszenia nie podlegają rozpatrzeniu.
………………….…………………………………….
Data oraz Imię i nazwisko Zgłaszającego